Acord de prelucrare a datelor (B2B)

1. Obiectul și durata

Prelucrăm date personale în numele firmei doar pentru furnizarea serviciului ales, pe durata contractului și cel mult 30 de zile după încetarea lui (pentru ștergere sau returnare).

2. Categorii de date și persoane vizate

Programul de cadouri corporate – angajații firmei: nume, e-mail (opțional), zi de naștere (opțional), data angajării (opțional), echipă, birou; textul felicitării; pentru Mesajul comun, mesajele colegilor.

Pașaportul produsului – cumpărătorii produselor firmei: nume, e-mail, piesa înregistrată, părerea privată trimisă.

Suportul pentru recenzii – clienții firmei: evaluarea dată, textul feedback-ului privat, opțional nume și e-mail sau telefon.

Administratorii firmei: nume, e-mail.

Nu prelucrăm categorii speciale de date (art. 9 GDPR); firma nu trebuie să încarce astfel de date.

3. Natura și scopul prelucrării

Stocare, organizare, afișare în panoul firmei, trimiterea e-mailurilor de serviciu (informarea angajaților, reamintiri, invitații, mulțumiri, reamintiri de îngrijire), planificarea și livrarea cadourilor, statistici pentru firmă.

4. Obligațiile noastre

Prelucrăm datele doar la instrucțiunile documentate ale firmei (configurarea serviciului în panou constituie instrucțiune), cu excepția cazurilor în care legea ne obligă altfel.

Asigurăm confidențialitatea: persoanele noastre cu acces sunt obligate la confidențialitate.

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate: conexiuni criptate, control al accesului, parole criptate, copii de siguranță, linkuri secrete greu de ghicit.

Ajutăm firma să răspundă cererilor persoanelor vizate (de exemplu export sau ștergere) și îi transmitem fără întârziere cererile primite direct.

Notificăm firma fără întârzieri nejustificate, cel târziu în 48 de ore de la constatare, despre orice încălcare a securității datelor care o privește.

La încetarea contractului ștergem sau returnăm datele, la alegerea firmei, în 30 de zile, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm (de exemplu facturile).

Punem la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestor obligații și permitem audituri rezonabile, anunțate cu cel puțin 30 de zile înainte.

5. Sub-împuterniciți

Firma ne autorizează general să folosim sub-împuterniciți: furnizori de găzduire și stocare, furnizori de e-mail tranzacțional și firme de curierat (acestea primesc doar numele destinatarului și adresa biroului). Le impunem aceleași obligații de protecție a datelor. Lista actuală o comunicăm la cerere și anunțăm modificările cu cel puțin 14 zile înainte; firma se poate opune din motive întemeiate.

6. Obligațiile firmei

Firma răspunde pentru legalitatea prelucrării (temei legal, informarea persoanelor). Pentru angajați, serviciul oferă un e-mail de informare cu link de dezabonare de la cadoul de ziua de naștere – recomandăm trimiterea lui înainte de prima utilizare.

Firma încarcă doar datele necesare și le menține actuale (de exemplu arhivează angajații plecați).

7. Transferuri și dispoziții finale

Transferurile de date în afara Spațiului Economic European au loc doar cu garanții adecvate (art. 44–49 GDPR).

Acordul este guvernat de legea română. În caz de contradicție, prevalează prezentul acord în ceea ce privește protecția datelor.